概述
数据库是与特定主题或目的（例如跟踪客户订单或维护音乐收藏）相关的信息集合。 如果数据库并未存储在计算机上，或者仅部分内容存储在计算机上，则可能需从多个源跟踪信息并必须对其进行协调和组织。
例如，假设供应商的电话号码存储在以下各位置中：含有供应商电话号码的卡片文件、文件柜内的产品信息文件以及包含订单信息的电子表格。 如果供应商的电话号码发生更改，则必须更新这三个位置中的该信息。 在设计良好的 Access 数据库中，电话号码只存储一次，因此只需在一个位置更新该信息。 如此，更新供应商的电话号码时，数据库内所有使用该号码的位置都会自动更新此信息。
Access 数据库文件
可以使用 Access 管理一个文件中的所有信息。 在 Access 数据库文件中，可以使用：
表，用于存储数据。
查询，用于查找和检索所需数据。
窗体，用于在表中查看、添加和更新数据。
报表，用于在特定布局中分析或打印数据。
1.在一个表中存储一次数据，即可从多个位置进行查看。 更新数据时，包含该数据的所有位置都将自动更新该数据。
2. 使用查询检索数据。
3.使用窗体查看或输入数据。
4.使用报表显示或打印数据。
上述所有项（表、查询、窗体和报表）都是数据库对象。
注意: 某些 Access 数据库包含指向存储在其他数据库中的表的链接。 例如，可能有一个 Access 数据库只包含表，另一个 Access 数据库包含指向这些表的链接，以及基于链接表的查询、窗体和报表。 大多数情况下，表是链接表还是实际存储在数据库中的表并不重要。
表和关系
若要存储数据，需为跟踪的每种类型的信息创建一个表。 信息类型可包括客户信息、产品和订单明细。 若要在查询、窗体或报表中将来自多个表的数据合并在一起，需定义表之间的关系。
1.曾经位于邮寄列表中的客户信息现位于“客户”表中。
2.曾经位于电子表格中的订单信息现位于“订单”表中。
3.通过唯一 ID（如客户 ID）来区分表中的各条记录。 通过将一个表的唯一 ID 字段添加到另一个表并定义这两个字段之间的关系， Access 可以匹配两个表中的相关记录，以便将它们放在窗体、报表或查询中。
查询
查询可以帮助查找和检索满足指定条件的数据（包括来自多个表的数据）。 使用查询还可同时更新或删除多条记录，以及对数据执行预定义或自定义计算。
1.“客户”表包含客户相关信息。
2.“订单”表包含客户订单相关信息。
3.此查询检索“订单”表中的“订单 ID”和“要求的日期”数据，以及“客户”表中的“公司名称”和“市/县”数据。 该查询仅返回位于伦敦的客户 4 月份下的订单。
窗体
使用窗体可以轻松地一次查看、输入和更改一行数据。 还可以执行其他操作，如将数据发送给另一个应用程序。 窗体通常包含链接到表中基础字段的控件。 打开窗体时， Access 从其中一个或多个表中检索数据，然后在创建窗体时选择的布局中显示数据。 可以使用功能区上的 窗体 命令之一、 窗体向导创建窗体，或者在“设计”视图中自行创建窗体。
1.表可同时显示多条记录，但可能必须水平滚动才能查看单个记录中的所有数据。 此外，查看表时，无法同时更新多个表中的数据。
2.窗体一次仅专注于一条记录，它可以显示多个表中的字段。 还可以显示图片和其他对象。
3.窗体可包含一个按钮，单击此按钮能打印报表、打开其他对象或自动执行任务。
报表
可以使用报表快速分析数据，或在印刷物或其他格式中通过某种方式呈现数据。 例如，可以向同事发送一个将数据分组并计算总计的报表。 也可以创建一个报表，其中的地址数据格式设置为便于打印邮件标签。
1.使用报表创建邮件标签。
2.使用报表在图表中显示总计。
3.使用报表显示算出的总计。
了解 Access 数据库的基本结构后，请继续阅读，了解如何使用内置工具浏览特定的 Access 数据库。